Bescherming persoonlijke gegevens – GDPR of AVG

GDPR (general data protection regulation) of AVG (algemene verordening gegevensbescherming) verplicht iedereen om persoonlijke gegevens en de privacy te beschermen en transparant te zijn over wat er gebeurt bij de verwerking van data. De nodige maatregelen moeten in acht genomen worden om de veiligheid ervan te garanderen.

Het gaat vooral over bescherming van persoonlijke gegevens, maatregelen tegen diefstal of datalekken, de procedures bij diefstal of datalekken, de gebruikte procedures bij verwerking en de opslag van data, het recht van iedereen om te weten wat er met je gegevens gebeurt en het recht van iedereen om data te wissen.

Algemene informatie

Ik ben verantwoordelijk voor uw gegevens die in mijn bezit zijn. Gegevens die worden doorgegeven aan anderen, ofwel op vraag van cliënten, ofwel omdat de (wettelijke) procedure het vereist vallen buiten mijn verantwoordelijkheid.

De verwerking van persoonsgegevens houdt in dat alleen de gegevens die nodig zijn om jouw doel te bereiken verwerkt worden.

Register privacygegevens en verwerking ervan

In dit register staan de verwerkingsactiviteiten vermeld, welke gegevens er worden bewaard, waar, hoe, en waarom.

Categorieën

In dit register staan de verwerkingsactiviteiten vermeld, welke gegevens er worden bewaard, waar, hoe, en waarom.

Cliënten

Ik krijg minimaal de noodzakelijke gegevens van de cliënten om de verwerking mogelijk te maken. De verwerking bestaat meestal uit een verzoekschrift voor de rechtbank, eventueel aangevuld met een regelingsakte EOT (echtscheiding onderlinge toestemming) of een bemiddelingsakkoord die meestal gehomologeerd wordt door de rechtbank. Deze homologatie kan slechts gebeuren na ondertekening van het bemiddelingsakkoord door de cliënten. In sommige gevallen kan het ook om een registratie gaan. Hiervoor geldt dezelfde regel.

De volgorde en de procedure wordt mondeling overeengekomen met de cliënten omdat deze afhankelijk is van de context. Soms is er bijvoorbeeld een notariële akte nodig, of moet er een expert ingeschakeld worden, of contacten met de bank als één van de cliënten moet lenen om bijvoorbeeld de gezinswoning in te kopen. Sommige cliënten doen dat liever zelf, anderen hebben graag dat ik die zaken voor hen regel.

Dikwijls is er gevoelige informatie aanwezig. Deze kan staan in mijn persoonlijke nota’s of in andere documenten die invloed hebben op het bemiddelingsdossier, zoals pathologische of psychopathologische gegevens van de cliënten zelf of de kinderen. Mogelijk zijn er ook gesprekken met andere hulpverleners voor zover dit de cliënten verder kan helpen. Deze hulpverleners kunnen zijn: OCMW, CAW, CLB, psychiater, psycholoog, therapeut, welzijnswerk.

Deze gevoelige informatie wordt slechts verwerkt in het bemiddelingsakkoord indien zij belang heeft op het bemiddelingsakkoord of indien het bemiddelingsakkoord in de toekomst kan wijzigen door een veranderde context. Een verwerking in het bemiddelingsakkoord is uitsluitend na toestemming van alle partijen.

Deskundigen

Er is een beperkt aantal deskundigen waar ik of de cliënten beroep op kunnen doen. Dat gaat over enkele notarissen of beëdigde experts waar ik al mee heb samengewerkt en waar de cliënten vrij zijn om zelf contact mee op te nemen, tenzij ze (meestal) liever hebben dat ik dat doe. Van die deskundigen heb ik de gegevens in een bestand. Er wordt hiervan geen informatie verwerkt.

Collega’s en hulpverleners

Van collega’s en hulpverleners heb ik alleen de informatie die publiek toegankelijk is op hun website. Deze informatie is vooral nodig als ik cliënten moet doorverwijzen. Hier wordt geen informatie van verwerkt.

Opslag en beveiliging

Cliënten melden zich telefonisch aan, per mail of met een formulier op mijn website. De gegevens worden niet bijgehouden op het web, doch onmiddellijk per e-mail doorgezonden naar mijn persoonlijk e-mailadres. Deze doorzending van gegevens bevat geen gevoelige informatie. Het is slechts een lijst met de noodzakelijke coördinaten en de reden van contact.

Er wordt geen database bijgehouden van de gegevens. De gegevens zijn gedeeltelijk aanwezig in papieren dossiers, en gedeeltelijk op pc en een cloud als back-up. Hetzelfde geldt voor gespreksverslagen en het bemiddelingsakkoord.

De papieren dossiers bevinden zich in mijn kantoor in een niet afgesloten kast. Uiteraard zijn geen cliënten toegelaten in mijn kantoor zonder mijn aanwezigheid.

Alle pc’s en routers zijn beveiligd met paswoorden. De mappen met gegevens op de pc’s worden niet versleuteld. Het besturingssysteem biedt voldoende beveiliging tegen diefstal of onbevoegd gebruik.

Dataverkeer tussen mijzelf en cliënten geschiedt bij gewone onbeveiligde e-mail. Documenten en mails worden niet versleuteld bij het verzenden.

Als cliënten hun mails en andere documenten laten toekomen of bewaren op een internet server zoals het geval is bij hotmail, gmail of outlook365, is dat op hun eigen verantwoordelijkheid.

Hoe lang

Alle bemiddelingsakkoorden worden in principe onbeperkt bijgehouden, tenzij cliënten verzoeken om vernietiging – zie verder.

Waarvoor worden de gegevens gebruikt?

De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel dat de cliënten voor ogen hebben, zoals een echtscheiding, ouderschapsovereenkomst, contactherstel, familiale bemiddeling.

E-mail, telefoon, of adresgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het beoogde doel: de bemiddeling of om afspraken te maken. Ze worden nooit gebruikt voor massa mailings of nieuwsbrieven. Ze worden nooit gedeeld met anderen, tenzij op vraag van de cliënten.

Gegevens in een afgehandeld dossier blijven aanwezig doch worden niet meer verwerkt. Ze kunnen eventueel geraadpleegd worden als er vragen zijn over de uitvoering van een bemiddelingsakkoord.

Hoe medegedeeld?

De ontvangers van de gegevens zijn uitsluitend deze die (mondeling) aangeduid worden door de cliënten. Dat kunnen experts zijn (notarissen, rechtbanken, advocaten, een collega-bemiddelaar of een hulpverlener).

Per uitzondering kunnen gegevens ook naar een officiële instantie gestuurd worden. Ik baseer mij hier op de deontologie van de advocaat waar ik onder val. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er iemand in direct gevaar verkeerd. Behalve die ene uitzondering baseer ik mij op het beroepsgeheim zoals beschreven in artikel 458 en 458bis Strafwetboek.

Verzoeken van cliënten

Stukken die neergelegd worden zijn steeds ter inzage tot op de dag van de neerlegging of registratie, wanneer ze vooraf getekend worden door de cliënten. Doorheen de gesprekken worden de reeds gemaakte overeenkomsten opgenomen in de regelingsovereenkomst. Deze overeenkomst wordt steeds na iedere update gegeven aan de cliënten. Ze kan op eenvoudig verzoek ook gepost of gemaild worden.

Vertrouwenspersonen van cliënten kunnen inzage hebben, doch uitsluitend na mondelinge toestemming van alle partijen.

Voor minderjarigen gelden dezelfde regels. Ouders van minderjarigen krijgen slechts toegang tot gegevens als de minderjarige daarin toestemt. Indien de minderjarige niet toestemt en het wenselijk is dat de ouders op de hoogte wordt gebracht, zal dit in de sessies besproken worden. Als de minderjarige nog niet wilsbekwaam is, doch in zekere mate wel een mening kan vormen en daarover kan communiceren, wordt die beslissing eveneens genomen in samenspraak met de minderjarige.

Als er inzage wordt gevraagd door een officiële instantie zoals politie of rechtbank, blijft het beroepsgeheim gelden. Inzage kan slechts bij een ernstig misdrijf of indien een persoon in direct gevaar verkeerd voor zichzelf of voor anderen.

Persoonlijke nota’s zijn niet ter inzage van cliënten noch door een instantie.

Enerzijds worden ze verwerkt in de interne gespreksverslagen. Ze kunnen gaan over: subjectieve indrukken, waarnemingen, werk- of blindhypotheses, denkpistes, vermoedens, geheugensteuntjes, persoonlijke kanttekening, aandachtspunten, overwegingen en intuïtief aanvoelen.

Anderzijds hoeven ze niet noodzakelijk te gaan over de kwaliteit noch de continuïteit van de zorg of dienstverlening. Mogelijk bevat een dossier slechts persoonlijke nota’s. Persoonlijke nota’s worden niet apart bewaard.

Meerdere partijen

Dikwijls zijn er gegevens van meerdere partijen in hetzelfde dossier. Resultaten van persoonlijke gesprekken met één partij zijn niet ter inzage door een andere partij. Dit geldt evenzo met stukken die mij al dan niet in vertrouwen bezorgd zijn. In dat geval geldt het beroepsgeheim tussen de verschillende partijen.

Als het wenselijk is dat er transparant wordt gewerkt zal dit met die ene persoon of partij besproken worden, doch deze moet mondeling zijn toestemming hiervoor geven. Zonder expliciete toestemming zijn gegevens nooit ter inzage van iemand anders.

Vernietiging dossiers

Een bemiddelingsakkoord dat geregistreerd of gehomologeerd is, kan slechts nietig worden door een nieuwe overeenkomst die terug geregistreerd of gehomologeerd wordt. Een onderhandse overeenkomst wordt vervangen door een nieuwe onderhandse overeenkomst. Ze kunnen dus niet zomaar vernietigd worden. Hier zijn de normale erelonen en administratiekosten van kracht.

Op verzoek van een partij zullen andere gegevens vernietigd worden indien dit technisch of fysisch mogelijk is. Een document waar gegevens in staan van verschillende partijen kan immers niet ‘half’ vernietigd worden.

Bij vernietiging worden papieren dossiers versnipperd of verbrand en de folder met gegevens op de pc’s wordt gewist. Folders op backup drives worden niet gewist. Deze procedure is kosteloos.

Vernietiging kan niet als de wet mij verplicht om bepaalde gegevens bij te houden of er een bepaalde procedure mee uit te voeren.

Datalekken en diefstal

Bij diefstal van papieren dossiers, computers, externe opslag, of bij een digitaal datalek wordt door de plaatselijke politiedienst proces verbaal opgesteld. De privacycommissie en mogelijk getroffen personen worden hiervan binnen de drie dagen per e-mail op de hoogte gesteld, samen met een analyse van de impact.

Als er een digitaal datalek ontdekt wordt, zal het intern netwerk fysisch losgekoppeld worden van het internet. Slechts nadat het lek verholpen is zal er terug een fysische verbinding gelegd worden. Niet alleen zal het lek gedicht worden, doch ook de nodige maatregelen worden genomen om dit in de toekomst te voorkomen.

Verwerkers en overdracht van gegevens

Ikzelf ben verantwoordelijk voor de privacy en beveiliging van alle gegevens in mijn bezit. Andere verwerkers, zoals een notaris, expert, rechtbank, een andere hulpverlener, krijgen slechts de gegevens die voor hun verwerking nodig zijn en slechts na mondelinge toestemming van de cliënten. Zij zijn vanaf dat ogenblik verantwoordelijk voor de privacy en beveiliging van alle gegevens die zij in hun bezit hebben.

Informatie of klachten

Voor meer informatie of bij klachten kunt u Lynn Meeuwissen bereiken:

Indien de cliënt van mening is dat de bemiddelaar ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens op onrechtmatige wijze gehandeld heeft, of niet of op onvoldoende wijze tegemoetgekomen is aan het (de) aan de bemiddelaar gerichte verzoek(en), kan de cliënt klacht indienen bij de nationale gegevensbeschermingsautoriteit.

Dat kan via de volgende contactgegevens: